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河北省中冀扶贫基金会财务管理制度细则
河北省中冀扶贫基金会
财务管理制度细则
第一章 财务预算
第一条 财务预算的编制原则:统筹兼顾,量入为出,突出业务重点。
第二条 预算编制的流程:
(一)根据基金会的远期目标确定当年的工作规划;
(二)基金会秘书长召集、召开预算讨论会,确定年度工作任务;
(三)根据工作任务进行预算编制工作;
(四)财务部对预算进行汇总,并报理事长;
(五)理事长对预算进行审核并提出改进意见;
(六)财务部根据意见修改后,上报理事会;
(七)理事会投票表决批准后,予以执行。
第三条 各部门须按照理事会批准的预算及控制原则执行预算。预算一经确定,原则上不予调整。
第四条 在执行预算过程中,如需在预算总额内调整预算,且符合理事会审批的预算控制原则,各部门须事前由相关负责人向财务经理及秘书长提出书面申请,申请获批后,并经理事长批准后方可调整预算。
第五条 如预算调整金额超过基金会年度预算总额,或预算调整与理事会预算控制原则不符,须事前由秘书处上报理事长审核,并经理事会审批,理事会审批通过后,方可调整预算。
第二章 会计核算制度与会计报告
第六条 基金会执行《民办非营利组织会计制度》,并根据会计法规定严格执行《会计电算化管理办法》和《会计电算化工作规范》,采用财务软件进行电算化核算管理。
第七条 基金会的会计年度为每年1月1日起至12月31日止。
第八条 基金会采用权责发生制和借贷记账法记账。
第九条 会计核算应当以本基金会的交易或者事项为对象,记录和反映基金会本身的各项业务活动。
第十条 会计核算应当以本基金会的持续经营为前提。
第十一条 会计核算应当划分会计期间,分期结算帐目和编制财务会计报告。
第十二条 基金会采用人民币为记账本位币。人民币同其他货币折算,按业务发生之日的汇率进行计算。基金会在核算外币业务时,应当设置相应的外币账户,外币账户包括外币货币、外币银行存款、以外币结算的债权和债务账户等,这些账户应当与非外币的各该相同账户分别设置,并分别核算。基金会发生外币业务时,应当将有关外币金额折算为人民币金额记账。除另有规定外,所有与外币业务有关的账户,应当采用业务发生时的汇率。当汇率波动较小时,也可以采用业务发生当期期初的汇率进行折算。各种外币账户的外币余额,期末时应当按照期末汇率折合为人民币。按照期末汇率折合的人民币金额与账面人民币金额之间的差额,作为汇兑损益计入当期费用。但是,属于在借款费用应予资本化的期间内发生的与购建固定资产有关的外币专门借款本金及其利息所产生的汇兑差额,应予以资本化,计入固定资产成本。
第十三条 本基金会在会计核算时,应当遵循以下基本原则:
(一)会计核算应当以实际发生的交易或者事项为依据,如实反映本基金会的财务状况、业务活动情况和货币流量等信息。
(二)会计核算所提供的信息应当能够满足会计信息使用人(如捐赠人、理事会、监事会)的需要。
(三)会计核算应当按照交易或者事项的实质进行,而不应当仅仅按照它们的法律形式作为其依据。
(四)会计政策前后各期应当保持一致,不得随意变更。如有必要变更,应当在会计报表附注中披露变更的内容和理由、变更的累积影响数、以及累积影响数不能合理确定的理由等。
(五)会计核算应当按照规定的会计处理方法进行,会计信息应当口径一致,相互可比。
(六)会计核算应当及时进行,不得提前或延后。
(七)会计核算和编制的财务会计报告应当清晰明了,便于理解和使用。
(八)在会计核算中,所发生的费用应当与其相关的收入相配比,同一会计期间内的各项收入和与其相关的费用,应当在该会计期间内确认。
(九)资产在取得时应当按照实际成本计量,但本制度有特别规定的,按照特别规定的计量基础进行计量。其后,资产账面价值的调整,应当按照本制度的规定执行。除法律、行政法规和国家统一的会计制度另有规定的外,基金会不得自行调整资产账面价值。
(十)基金会遵循谨慎原则,合理核算可能发生的损失和费用,并坚持费用配比原则,保证基金会利益不受侵害。
(十一)会计核算应当合理划分应当计入当期费用的支出和应当予以资本化的支出。
(十二)会计核算应当遵循重要性原则的要求,对资产、负债、净资产、收入、费用等有较大影响,并进而影响财务会计报告使用人据以做出合理判断的重要会计事项,必须按照规定的会计方法和程序进行处理,并在财务会计报告中予以充分披露;对于非重要的会计事项,在不影响会计信息真实性和不至于误导会计信息使用人做出正确判断的前提下,可适当简化处理。
第十四条 基金会统一使用中华人民共和国财政部发布的民间非营利组织会计科目和会计报表。
第十五条 基金会会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料必须真实、准确、完整,符合会计制度的规定。
第十六条 用以支付各种款项的原始凭证必须为原件,复印件不得作为原始凭证,如遇特殊情况须经财务经理、秘书长批准。从外单位取得的原始凭证如有遗失,应当取得原开出单位盖有公章的证明,并注明原来凭证的号码、金额和内容等,由财务经理、秘书长审核签字后,才能代作原始凭证。如果确实无法取得证明的,如火车、轮船、飞机票等凭证,由当事人写出详细情况,由财务经理、秘书长审核签字后,代作原始发票。对丢失原始发票的责任人,需承担基金会由此造成的税务及相关损失。
第十七条 基金会工作人员工资福利和行政办公支出应当符合《基金会管理条例》的要求,累计不得超过当年总支出的10%。工作人员福利按照国家有关规定执行;工作人员工资福利包括:
1.全体工作人员的工资、福利费、住房公积金、社会保险(障)费(含离退休人员);
2.担任专职工作理事的津贴、补助和理事会运行费用。行政办公支出包括:组织日常运作的办公费、水电费、邮电费、物业管理费、会议费、广告费、市内交通费、差旅费、折旧费、修理费、租赁费、无形资产摊销费、资产盘亏损失、资产减值损失、因预计负债所产生的损失、审计费、以及聘请中介机构费和应偿还的受赠资产等。
第十八条基金会用于公益事业的支出包括直接用于受助人的款物和为开展公益项目发生的直接运行费用,项目直接运行费用不超过公益项目总支出的5%。项目直接运行费用包括:
1.支付给项目人员的报酬,包括:工资福利、劳务费、专家费等;2.为立项、执行、监督和评估公益项目发生的费用,包括:差旅费、交通费、通讯费、会议费、购买服务费等;
3.为宣传、推广公益项目发生的费用,包括:广告费、购买服务费等;
4.因项目需要租赁房屋、购买和维护固定资产的费用,包括:所发生的租赁费、折旧费、修理费、办公费、水电费、邮电费、物业管理费等;
5.为开展项目需要支付的其他费用。
第十九条 财务部应根据账簿记录按时编制会计报告。会计报告包括会计报表、管理报表及专项财务报告。
会计报表包括:
(一)基金会资产负债表;
(二)基金会业务活动表;
(三)基金会现金流量表;
(四)基金会科目余额表;
管理报表包括:
(一)预算执行情况表;
(二)专项财务报告:根据情况需要,对已完成的较大项目进行的财务专项分析报告。
第二十条 年度会计报告须有编制人、审核人签名或盖章。
 
第三章 资金管理制度
基金会的资金管理应遵循专款专用的原则,尊重资助方和捐赠人的意愿;资金管理严格按 照计划、量入为出,保证财务现金流可持续运转;且资金管理要保证资金的安全及资金使用情 况的可复核性。
第二十一条 现金管理
(一)现金使用范围主要为日常办公及差旅支出,以及其他不能用支票或网上银行支出的费用等;
(二)现金的提取:除特殊情况外,一次提取现金不得超过两万元;
(三)现金收付纪律:
- 不准坐支现金,不准私用公款,不准借用账户套用现金;
- 不准保存账外款项,不准收付规定业务以外的现金;
- 原则上基金会不存放现金须及时送存银行;
- 严格审查现金付款凭证及原始凭证是否符合报销规定,报销程序和审批手续是否正确、 齐全,若发现凭证有伪造、涂改时,拒绝办理收付款手续,并及时报财务经理予以追究。
第二十二条 现金使用须按照内部控制制度操作
(一)钱账分管制度:即管钱的不管账,管账的不管钱原则。基金会专职出纳员,负责办理现金收、付和现金保管业务,非出纳人员不得经管现金收、付和现金保管业务。
《会计法》规定出纳人员不得兼管稽核会计档案保管和收入、费用、债权、债务账目的登记工作,但应负责登记现金日记账和银行存款日记账,与会计员登记的现金银行存款总账,相互核对。
(二)现金开支的范围主要有:(1)支付员工工资、(2)支付差旅费、(3)支付因公借款、(4)支付零星采购材料和用品款、(5)支付运杂费。
(三)现金必须及时交库:各部门不得收取现金,应由财务部统一开票收取,不得挪用、挤占和公款私存银行。
(四)坚持日清日结:出纳员办理现金出纳业务,必须做到按日清理、按日结账,结出库存现金账面余额,并与库存现金实地盘点数核对相符,是避免出现长款、短款账实不符的重要措施。如有长款、短款,应查明原因,属于账务的错误及时更正,属于出纳员工作疏忽或业务水平问题,一般应由过失人赔偿。
(五)坚持现金盘点制度:出纳自身盘点,应由领导以及有关业务人员定期抽查盘点,重点检查账款是否相符,有无白条抵库、有无私借公款、有无挪用公款、有无账外资金等违纪行为。
(六)规定库存现金限额:实际库存现金超过库存限额时,出纳员应将超过部分及时送存银行,如实际库存现金低于库存限额,应及时补提现金。
第二十三条 现金报销流程:
(一)费用支出部门经办人填制支出凭单,凭正式发票(取得的原始发票上要注明有单位名称,票据填写要完整、印章要清楚,符合有关规定),经部门负责人签字同意,交会计审核签字,报秘书长批准签字,由出纳办理报销手续。
(二)因工作需要,如出差、业务招待和杂费;购买100元以上的办公用品等(100元以内,不予借支,先个人垫付,然后凭正式发票报销),支取现金时,必须由经办人员填写现金支出申请,经部门负责人签字同意,交会计审核签字,报秘书长批准签字,出纳方可办理支取现金手续。
(三)报销事宜应由经办人员亲自办理,不得相互转让或让他人代替办理。
(四)罚款一律不予报销。
(五)如需大额现金(一万元以上),应提前2天通知财务部,以便做好准备。
(六)现金领用人与审批人不得为同一人。
 第二十四条 支票管理
(一)开具的支票须写明经批准同意的收款人全称,收取的发票金额须与付款金额相符;
(二)开出支票要正确登记,填写日期、用途、金额等,及时清理支票存根;
 (三)银行支票如发生丢失,有关责任人应及时向开户银行报告。如系空白支票所造成的损失,丢失人员负有赔偿责任。
第二十五条 银行账户管理
(一)银行账户管理基金会根据相关规定设立银行基本户,并可根据业务需要开立一般账户,所有捐赠收入及支出均需通过基金会银行帐户进行。
(二)各类货币资金,应按照资金性质或业务需要,开设银行账户进行结算。财务部应设置银行存款分户账,逐日记录收、支、结存情况,每月与银行对账单核对,编制未达账款调节表,保持账账相符。
(三)各类银行存款的支票预留印鉴和密码,由财务负责人和出纳人员分别掌握,不得向其他部门或个人借用、泄漏。如因借用泄密而造成的经济损失应由财务部查明原因,追究借用、泄密者的赔偿责任。
(四)使用现金支票,不论对外支付款项或补充库存,均需由财务负责人或其指定人签发。
(五)使用转账支票,应由经办部门或经办人员持填写借据和结算凭证(包括购货发票、账单、收据等)经财务负责人和秘书长签字同意后,由出纳开出转账支票,凡不能预先取得结算凭证,需要借用空白支票时填写借据和经财务负责人和秘书长签字同意后,由经办人员在出纳员处办理借(领)用款手续,并在支票有关栏目填写签发日期、用途和限额,方可借出。借出的转账支票如发生丢失现象,经办人员应及时向财务部报告,并向银行办理挂失手续。由于支票丢失造成的经济损失,应由丢失人赔偿,特殊情况可由财务部根据具体情况提出处理意见,经秘书长或理事会批准后处理。
(六)需采用银行汇票、商业汇票、银行本票、汇兑、委托收款、信用证、托收承付等结算形式办理收、付款项者,同领用转账支票程序。
(七)严格执行银行结算规定。任何人不得出租或出借银行存款账户;不准签发空头支票和远期支票;不得弄虚作假套取现金和银行信用卡。否则,由此造成的罚款等损失应由责任人赔偿。
第二十六条 加强审计监督
建立内部审计制度,内审是本会内部控制系统中一个特殊的构成要素,是对内部控制的再控制。由于它对本会的管理风格、会计核算、控制程序等方面均熟悉,可以渗透到各个部门,使其对内部监督更为有效。同时聘请会计事务所等中介机构进行审计,逐渐形成一套内部审计与外部审计、常规审计与专项审计、静态审计与动态审计相结合的适应自身发展的监督体系,提升本基金会的会计信息质量和公信力。
 
第四章 固定资产管理制度
第二十七条 列为固定资产的标准是指使用期限超过一年,且单位价值 2000 元以上,并在使用过程中保持原有物质形态的资产,包括房屋及建筑物、机器设备、运输设备、工具器具等。
第二十八条 对于预算内固定资产的采购,由使用部门上报申请,行政办公室汇总,并报秘书长、理事长审批后方可采购。
第二十九条 固定资产购回后,须由行政人员办理入库手续,然后由使用部门领出,指定专人负责保管,填写固定资产领用单。
第三十条 财务人员需对固定资产建立台账,制定折旧政策。
(一)计提折旧方法:基金会采用平均年限法计提折旧。
(二)计提折旧的基数:固定资产初始计量的基本原则是采用实际成本原则,即固定资产按取得时的实际成本入账,固定资产的实际成本包括买价、包装费、运输费、交纳的有关税金等相关费用,以及为使固定资产达到预定可使用状态前所必要的支出。
(三)固定资产的净残值:基金会现有固定资产不计残值。
(四)计提折旧年限:一般物品的折旧年限为 5年;汽车的折旧年限为 10 年。折旧额应按月计提。当月增加的固定资产,当月不计提折旧,从下月起计提折旧,当月减少的固定资产,当月照提折旧,从下月起不提折旧。
(五)提足折旧但仍然继续使用的固定资产和提前报废的固定资产均不再提取折旧。
第三十一条 财务部须配合行政部定期或不定期地对基金会的固定资产进行实地盘点,每年至少盘点一次,做到账实相符。每次盘点结束,由行政部提交统计清单并对盘盈、盘亏的固定资产查明原因,报秘书长、财务经理及理事长批准后,财务部进行相应处理。
第三十二条 固定资产使用部门发生变化,行政组应重新办理固定资产领用手续。并通知财务部。
 
第五章 财务报销、付款及审批制度
第三十三条 基金会的各项支出本着勤俭节约原则,实行按照预算额度及报销标准审批报销及支付制度。
第三十四条 基金会执行先取得票据后付款的财务原则。
第三十五条 预借现金、支票及网银汇款程序:
(一)基金会财务应严格管控借款,如确因业务需要办理借款,借款人填写《借款申请单》,写明借款部门、借款人、借款日期、借款理由、借款金额、支付方式、借款人银行信息等内容,并附经济合同或相关证明,经秘书长、财务经理及理事长审批;
(二)借款人持经审批签字完毕的《借款申请单》到出纳处领取现金或支票,或由出纳办理网银汇款手续;
(三)借款人须在借款后十五个工作日内完成报销手续(差旅借款为出差结束后十个工作日完成报销手续),否则,财务部将依照“前账不清,后账不借“的原则中止该借款人办理其他借款事项。
第三十六条 差旅费报销范围及要求:
交通工具
级  别
火 车(含高铁、动车、全列软席列车) 轮 船
(不包括旅游船)
飞机 其他交通工具(不包括出租小汽车)
理事长 软席(软座、软卧),高铁/动车一等座,全列软席列车一等座 二等舱 经济舱 凭据报销
其余人员 硬席(硬座、硬卧),高铁/动车二等座,全列软席列车二等座 三等舱 经济舱 凭据报销
 
(一) 未按规定等级乘坐交通工具的,超支部分由个人自理。
(二) 到出差目的地有多种交通工具可选择时,出差人员在不影响公务、确保安全的前提下,应当选乘经济便捷的交通工具。
    (三) 乘坐飞机的,民航发展基金、燃油附加费可以凭据报销。
   (四) 乘坐飞机、火车、轮船等交通工具的,每人次可以购买交通意外保险一份。所在单位统一购买交通意外保险的,不再重复购买。
第三十七条  住宿费是指工作人员因公出差期间入住宾馆(包括饭店、招待所,下同)发生的房租费用。参照河北省事业单位差旅费标准执行,理事长按照厅级标准,其他人员按其他人员级别执行。
    省内住宿费标准按照理事长800元、其他人员310元限额标准执行。省外住宿费标准按照《中央和国家机关差旅费管理办法》(财行[2013]531号)规定的分职级、分地区限额标准执行(见附表)。
差旅住宿费和伙食补助费标准表 
单位:元
省份 住宿费标准 伙食补助费标准
省级(普通套间) 厅局级(单间或标准间) 其他人员(单间或标准间)
省内出差标准 800 450 310 100
省外出差标准
北京 800 500 350 100
天津 800 450 320 100
山西 800 480 310 100
内蒙古 800 460 320 100
辽宁 800 480 330 100
大连 800 490 340 100
吉林 800 450 310 100
黑龙江 800 450 310 100
上海 800 500 350 100
江苏 800 490 340 100
浙江 800 490 340 100
宁波 800 450 330 100
安徽 800 460 310 100
福建 800 480 330 100
厦门 800 490 340 100
江西 800 470 320 100
山东 800 480 330 100
青岛 800 490 340 100
河南 800 480 330 100
湖北 800 480 320 100
湖南 800 450 330 100
广东 800 490 340 100
深圳 800 500 350 100
广西 800 470 330 100
海南 800 500 350 100
重庆 800 480 330 100
四川 800 470 320 100
贵州 800 470 320 100
云南 800 480 330 100
西藏 800 500 350 100
陕西 800 460 320 100
甘肃 800 470 330 100
青海 800 500 350 100
宁夏 800 470 330 100
新疆 800 480 340 100
 
  (一)理事会员工住单间或标准间。
  (二)出差人员应当在职务级别对应的出差目的地住宿费标准限额内,选择安全、经济、便捷的宾馆住宿。
  第三十八条 伙食补助费是指对工作人员因公出差给予的伙食补助费用。 伙食补助费按出差自然(日历)天数计算,每人每天补助100元。 出差人员应当自行用餐。凡由接待单位统一安排用餐的,应当向接待单位交纳伙食费。
  第三十九条 市内交通费 ,是指工作人员因公出差期间发生的市内交通费用。市内交通费按出差自然(日历)天数计算,每人每天80元按规定包干使用,或据实报销。
出差人员由接待单位或其他单位提供交通工具的,应向接待单位或其他单位交纳相关费用。
第四十条 出差人员应当严格按规定开支差旅费,费用由基金会承担,不得向下级单位、企业或其他单位转嫁。
   第四十一条 城市间交通费按乘坐交通工具的等级凭据报销,订票费、经批准发生的签转或退票费、交通意外保险费凭据报销。
   第四十二条 住宿费在标准限额之内凭发票据实报销。
   第四十三条 伙食补助费按出差目的地的标准报销,在途期间的伙食补助费按当天最后到达目的地的标准报销。
   未按规定开支差旅费的,超支部分由个人自理。
   第四十四条 工作人员出差结束后应当及时办理报销手续。差旅费报销时应当提供出差审批单、机票、车票、住宿费发票及住宿水单等凭证,并按财务部要求规范粘贴。
    第四十五条 财务部应当严格按规定审核差旅费开支,对未经批准出差以及超范围、超标准开支的费用不予报销。
    第四十六条 实际发生住宿而无住宿费发票的,不得报销住宿费以及城市 间交通费、伙食补助费和市内交通费。交通费发票丢失不予办理报销手续。
第四十七条 强化工作人员出差活动和经费报销的内控管理,严格出差、差旅费预算的审批制度。相关领导、财务人员等对差旅费报销进行审核把关,确保票据来源合法,内容真实完整、合规。对未经批准擅自出差、不按规定开支和报销差旅费的人员进行严肃处理。
各单位应当自觉接受审计部门对出差活动及相关经费支出的审计监督。
    第四十八条  财务部对基金会差旅费管理和使用情况进行监督检查。主要内容包括:
    (一)单位差旅审批制度是否健全,出差活动是否按规定履行审批手续;
    (二)差旅费开支范围和标准是否符合规定;
    (三)差旅费报销是否符合规定;
    (四)是否向下级单位、企业或其他单位转嫁差旅费;
    (五)差旅费管理和使用的其他情况。
   第四十九条 出差人员不得向接待单位提出正常公务活动以外的要求,不得在出差期间接受违反规定用公款支付的宴请、游览和非工作需要的参观,不得接受礼品、礼金和土特产品等。
   第五十条 违反本办法规定,有下列行为之一的,依法依规追究人员的责任:
    (一)单位无出差审批制度或出差审批控制不严的;
    (二)虚报冒领差旅费的;
    (三)擅自扩大差旅费开支范围和提高开支标准的;
    (四)不按规定报销差旅费的;
    (五)转嫁差旅费的;
    (六)其他违反本办法行为的。
   有前款所列行为之一的,由部门领导责令改正,违规资金应予追回,并视情况予以通报。对直接责任人和相关负责人,报请其所在部门按规定给予行政处分。涉嫌违法的,移送司法机关处理。
   第五十一条 工作人员外出参加会议、培训,举办单位统一安排食宿的,会议、培训期间的食宿费和市内交通费由会议、培训举办单位按规定统一开支;往返会议、培训地点的差旅费按照规定报销。
     第五十二条 报销程序:经办人在完成业务并取得合法票据后,填写《差旅费用报销单》写明部门、经手人、 报销日期、费用事由、报销金额、个人银行信息等内容,并附出差审批单或其他相关证明,经秘书长、财务经理及理事长审批。
 
第六章 票据使用管理制度
第五十三条 基金会应当严格按照《公益事业捐赠票据使用管理暂行办法》本办法规定和财政部门的要求开具捐赠票据。
第五十四条 各种收据、捐赠票据由财务部统一管理。
第五十五条 空白票据由财务部统一购买领发和保管,严防丢失。
第五十六条 空白票据由财务部设专人保管,设立票据登记册簿,严格领用、收缴及销毁手续,领用时必须按票据顺序登记。
第五十七条 填写使用票据必须按照编号顺序使用,逐栏填写清楚,内容完整、真实,印章齐全,各联次内容和金额一致,如有作废者,应当加盖作废戳记或者注明“作废”字样,并完整保存全部联次,不得私自销毁。
第五十八条 不得转让、出借、代开、买卖、销毁、涂改捐赠票据,不得将捐赠票据与其他财政票据、税务发票互相串用。
第五十九条 对未使用过的票据如有遗失,应及时查明原因进行处理,并报主管部门和税务机关备案,同时登报声明作废。
第六十条 发票的废止及发票存根要按保存期保管,保存期限一般为5年,期满后需要销毁时,须经单位领导审批,并报主管部门及税务机关批准备案。
第六十一条 接受货币(包括外币)捐赠时,应接实际收到的金额填开捐赠票据。
第六十二条 接受非货币性捐赠时,应按其公允价值填开捐赠票据。
 
第七章 会计档案的管理
第六十三条 财务人员必须对各种会计凭证、会计账簿、会计报表、财务计划以及各类合同等有关的会计资料,定期(每天、每月)进行收集、审查、核对。每月终了后,整理立卷、装订成册、分类编制目录,定点存放,每年归档。
第六十四条 会计档案资料由会计负责保管,每个财务人员都负有保护所有会计档案资料安全完整的责任。
第六十五条 会计档案资料原则上不予外借。遇有特殊情况,须经财务经理批准后,可以提供查阅或复制,并办理登记手续。
第六十六条 各种会计档案资料的保管期限按有关规定执行,销毁会计档案须按规定程序审批。
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